一、如何正确认识监理资料管理工作？
监理资料管理是指：在工程监理过程中，为了做好“三控、两管、一协调”工作，本着真实、适时、适用、规范的原则，编制、收集、运用、归档各种形式的监理文件资料的过程。监理资料所起的作用是：对监理工作的计划、组织、控制、指导与总结。监理资料管理工作做好了，能够明显提高监理工作的管理水平，推动监理工作步入规范化、标准化、制度化、科学化的轨道。反之，在监理工作过程中就难免出现心中无数、杂乱无章、不知所措、束手无策的被动局面。
二、避免对监理资料管理工作不正确的认识和错误的做法？
由于对监理资料管理工作的认识不足，或因对监理资料管理知识的掌握不够，致使在监理资料管理过程中出现编制监理资料“图形式、走过场”，编制的监理资料内容缺乏针对性、适用性；资料的形成与收集滞后；资料记载失真；事后补办资料等错误的做法。这样做，失去了监理资料管理工作的实质性意义，导致监理工作无头绪、无目标、无标准、无成效，有时甚至会形成监理责任隐患。因此，监理人员对监理资料管理工作要引起高度重视，在实际工作中坚决杜绝对监理资料管理工作不正确的认识和不正确的做法，通过对监理资料管理工作的正确认识和运用，体现出监理资料对监理工作的计划性和指导性，拉动整个监理工作上水平、上台阶、上档次。
三、如何正确运用监理资料管理工作？
按照《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）的规定，监理资料包括勘察是文件、建设工程监理合同及其他合同文件、监理规划、监理实施细则……工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料、监理工作总结等十八项内容，而不同的监理资料对监理工作的指导意义有所不同，为此，本文对以下监理资料的管理和运用分别阐述以下自己浅薄的观点，一起到抛砖引玉的作用。
1.施工合同文件资料的管理和运用
项目监理部进场后，应将该项目的施工合同文件资料进行及时收集（有建设单位提供），并要熟练掌握合同文件中双方约定的工程承包范围、合同工期、工程质量与验收、合同价款与支付、安全施工、工程变更、材料设备供应、竣工验收与结算、违约、索赔和争议及工程质量保修等双方的权利和义务等内容。这些都是我们进行监理工作的重要依据。监理工程师要熟练掌握和正确运用施工合同，指导监理工作的正常有序开展。
2.对于《监理规划》、《监理实施细则》的正确认识和运用；
2.1《监理规划》的正确认识和运用：
《监理规划》是在坚定建设工程监理合同及收到设计文件后由总监理工程师组织编制，并经监理单位技术负责人审批后，应在召开第一次工地会议前报送建设单位。是项目监理机构全面开展建设工程监理工作的指导性文件。
《监理规划》应结合工程实际情况，明确鲜明监理机构的工作目标，确定具体的监理工作制度、内容、程序、方法和措施。编制好、运用好《监理规划》，监理工作就具备了前瞻性和预控性，因此，总监理工程师在组织编制《监理规划》时，应熟悉项目的基本概况和主要特点，明确监理工作内容和监理工作范围；掌握监理工作程序和监理工作方法；制定切实可行、行之有效的监理工作制度，期内容要具有针对性、可行性、可操作性，也就是说，通过对《监理规划》的编写，总监理工程师就应该对本项目监理工作的全过程，什么时候应该干什么工作？怎么干？等问题做到心中有数。工作起来井井有条，有条不紊，事半功倍。
2.2关于对《监理实施细则》的正确认识和运用：
《监理实施细则》是在相应工程施工开始前对专业性较强、危险性较大的分部分项工程，由专业监理工程师以《监理规划》、工程建设标准、工程设计文件、施工组织设计、（专项）施工方案等为依据惊醒编写。由总监理工程师审批后实施，《监理实施细则》的编写要体现专业工程的特点、监理工作的方法和措施等内容。
《监理实施细则》的运用，是所监理的专业工程施工过程中，专业监理工程师依据《监理实施细则》开展监理工作。比如在对本专业工程的检验批或分项工程验收时，监理工作的流程是：先由施工单位自检合格并签字后再向项目监理部报检，项目监理部接到报检单后，受限要对验收记录表上填写的施工、验收标准是否正确、施工单位自检人员签字是否真实完整进行审核，在审核合格的基础上由专业监理工程师组织验收，验收合格，专业监理工程师签字认可，施工单位进行下道工序的施工，验收不合格，专业监理工程师提出整改意见，要求施工单位进行整改，整改完毕，施工单位自检合格并签字后，重新报验，程序同上。
编好用好《监理规划》和《监理实施细则》，对提高监理工程师的执业水平执业技能，能起到立竿见影的促进作用，相反，如果对《监理规划》、《监理实施细则》认识不足，编制时照抄照搬、图形式、走过场、其内容对监理工作缺乏针对性和适用性而形同虚设，就失去了《监理规划》和《监理实施细则》的作用，不利于规范化、标准化、制度化、科学化地开展监理工作，不利于监理工程师的执业水平和执业技能快速、普遍的提高。
3.施工组织设计、（专项）施工方案报审资料审核的作用和意义。
施工组织设计、（专项）施工方案是施工单位对所承包工程进行施工的总体规划，其审核内容包括：“编审程序应符合相关规定。施工进度、施工方案及工程质量保证措施应符合有关标准。资金、劳动力、材料、设备等资源供应计划应满足工程施工需要。安全技术措施应符合功臣该建设强制性标准。施工总平面布置图应科学合理”。项目监理机构审查施工单位报审的施工组织设计、（专项）施工方案，符合要求的，应由总监理工程师签认审核意见后建设单位审批。超过一定规模的危险性较大的分部分项工程的专项施工方案，应检查施工单位组织专家进行论证、审查的情况，以及是否附具安全验算结果。施工组织设计、（专项）施工方案的编写依据主要包括设计文件、有关标准、验收规范。由此看来，建立工程师对施工单位施工组织设计、（专项）施工方案审核具有如下作用和意义：一是通过对施工单位施工组织设计、（专项）施工方案合法性、规范性审核，会使建立工程师进一步熟悉相关标准、验收规范，为有效开展监理工作奠定了工作基础。二是通过对承包单位质量保证措施、安全技术措施是否符合相关规定，是否与本项目相适应的审核，督促承包单位制定有效的组织措施、技术措施、管理措施。三是通过对施工组织设计、（专项）施工方案中安全技术措施的的审核，提高承包单位的安全意识，预控和避免安全质量事故的发生。经审批、签认的施工组织设计、（专项）施工方案是承包单位进行项目管理和监理单位进行项目监理的重要依据。
4.监理通知单的运用和管理：
监理通知单是监理工程师针对承包单位在施工过程中出现的各种问题，要求承包单位改正的指令性文件，具有一定的权威性，一般来讲，发生如下情况时要发出监理通知单：承包单位违规操作容易引发安全、质量事故的；承包单位在工程上使用不合格的材料/设备/构配件的；承包单位施工过程中出现质量问题需要进行整改的。监理通知单发出后，承包单位在规定的时间内进行整改并回复，监理工程师对承包单位的整改和回复进行检查验收，若合格，监理工程师要给予签认，若不合格，监理工程师应再次提出整改意见，承包单位应继续整改和回复，直至合格。由此看来，监理通知单既是对监理工程师工作的有效记载，又是监理工程师正常规避监理责任的有效手段，监理工程师因情况紧急，现场发出的口头指令及要求，事后也要采用书面，予以确认。在日常监理工作中监理工程师要会正确运用监理通知单和监理通知回复单，不断提高监理工作效率。
四、结束语
凡事预则立，不预则废。监理文件资料是实施监理过程的真实反映，既是监理工作的根本体现，也是工程质量、生产安全事故责任划分的重要依据，项目监理机构应做到“明确责任，专人负责”。监理文件资料应准确、真实、完整。监理资料管理工作做好了，对提高监理工程师的执业水平和提高监理企业的管理水平均有积极的推动作用，监理人员要正确认识监理资料管理工作，科学地运用监理资料管理工作，提高监理工作管理水平，推动监理工作步入规范化、标准化、制度化、科学化的轨道。有利于推动监理行业健康发展，客服视监理资料管理工作为软管理的思想，以搞好监理资料管理工作，带动监理管理工作的向前发展。
（摘自《中国建设监理与咨询》2015年第3期）